Wywiad z samym sobą
12 lutego 2017
Show all

3 kryteria, które powinniście brać pod uwagę przy wyborze wirtualnego biura

Oferta wirtualnych biur w Warszawie jest długa jak autostrada A4: porównanie setek propozycji jest czasochłonne, męczące, a tak naprawdę niemożliwe. Jakie są więc najważniejsze kryteria przy wyborze dostawcy wirtualnego biura? Można sobie ułatwić życie!

1. AAA, czyli adres adres adres

No jasne, adres! Prestiżowa nazwa ulicy, przy której mieści się wirtualne biuro, to tylko jedna strona medalu. Weźmy za przykład nasze wirtualne biuro i ulicę Chmielną. Ulica Chmielna w Warszawie jest ulicą bardzo specyficzną, ponieważ powojenna odbudowa stolicy rozerwała tę ulicę na dwie części: Chmielną „wschodnią” i Chmielną „zachodnią”, które rozdzielone są wielkim areałem, na którym stoi Pałac Kultury i Nauki. W Polsce powszechnie kojarzona jest Chmielna „wschodnia”, za komuny uważana za „oazę luksusu”, oraz Chmielna „już nieistniejąca”, a to za sprawą afery reprywatyzacyjnej (taki adres nosi działka, od której zaczęła się afera reprywatyzacyjna w Warszawie – mowa tu o przedwojennym adresie, ponieważ na tym odcinku ulica Chmielna już nie istnieje). Chmielna „zachodnia” dopiero staje się modna, a to za dzięki częściowo już otwartemu wieżowcowi Varso (najwyższemu budynkowi w Europie) oraz inwestycji Implant.

Ulica Chmielna to bez dwóch zdań bardzo prestiżowy adres dla wirtualnego biura: nazwę tej ulicy kojarzy absolutna większość Polaków. Pod względem praktycznym nie jest bez znaczenia, czy rejestrujemy adres na Chmielnej „wschodniej” czy „zachodniej” (na której się mieści nasze biuro wirtualne). Z doświadczenia wiemy, że większość naszych klientów przyjeżdża do nas samochodem po odbiór poczty – to mali i średni przedsiębiorcy, który przemieszczają się dużo po Warszawie, aby załatwiać swoje sprawy. Na Chmielnej „wschodniej” nie sposób zaparkować, ba, nie można na tą część wjechać (to pasaż) ani do niej dojechać (ulica Nowy Świat jest zamknięta dla samochodów). Pod naszym biurem znajdziesz wystarczająco miejsc parkingowych: jest ich wystarczająco dużo, ponieważ naprzeciw naszego budynku mieści się Zarząd Dróg Miejskich, który dzień w dzień przyjmuje wielu interesantów.

Niezwykle ważną rzeczą jest adres w kontekście wyboru Urzędu Skarbowego. Chmielna „zachodnia”, przy której mieści się nasze biuro, podlega pod Urząd Skarbowy Wola – urząd uważany jako niezwykle przyjazny dla mieszkańców i przedsiębiorców. Chmielna „wschodnia” podlega pod Urząd Skarbowy na Śródmieściu – opinie na temat tego urzędu nie są już tak pochlebne.

2. Coworking

Fakt, iż przy wirtualnym biurze funkcjonuje równocześnie biuro coworkingowe, nie jest wcale bez znaczenia. Po pierwsze i najważniejsze: przestrzeń biurowa daje legitymizację wirtualnemu biurowi. Był moment, w którym wirtualne biura cieszyły się złą sławą i były intensywnie kontrolowane przez urzędy skarbowe (odwiedzali nas wtedy niezwykle mili pracownicy Urzędu Skarbowego Warszawa Wola). Nasza niezwykła przestrzeń biurowa ucinała natychmiast wszelkie podejrzenia: dla urzędników od razu jasne było, że nie są na tropie kolejnej afery Panama Papers (albo analogicznie Warsaw Papers).

Po drugie, wielu z naszych klientów skorzystało już z naszych przestrzeni biurowych, choć wcale nie mieli tego w planach, gdy rejestrowali u nas swoją działalność. „Nie ma nic tak trwałego jak zmiana” – to przysłowie obowiązuje także w biznesie. Dzięki zbudowanemu zaufaniu wynajęcie biurka dla nowego pracownika okazywało się banalnie proste. Dodatkowym bodźcem były zniżki, które udzielamy naszym klientom wirtualnego biura, jeśli decydują się na wynajęcie biurka.

3. Zaufanie

Zaufanie to słowo o dużym kalibrze i łatwo tu o puste słowa . Postanowiliśmy jednak podnieść ten temat, ponieważ wydaje nam się, że przez siedem lat istnienia naszego biura zbudowaliśmy sobie ogromny zasób zaufania u naszych klientów. A co oznacza zaufanie w kontekście wirtualnego biura?

Dowiedz się, kto będzie odbierał Twoją pocztę! Czy będzie to sekretarka, której średni okres pracy na swoim stanowisku wynosi pół roku, czy student pracujący na umowę zlecenie. Korzystając z usługi wirtualnego biura musisz mieć pewność, że Twoje biuro funkcjonuje nawet w sytuacjach kryzysowych – a takie sytuacje się zdarzają! Przykład? Niechcący przekierowałeś przesyłkę za pobraniem na adres wirtualnego biura. Zawartość przesyłki jest Ci potrzebna „na cito”, ponieważ bez niej nie zrealizujesz projektu, który rozpoczyna się następnego dnia… Virtuoffice odbierało już przesyłki, których kwota pobrania przekraczała 2.000 złotych, i to mimo, iż żadna umowa nas do tego nie zobowiązywała. Wystarczył telefon do osoby, która jest Twoim opiekunem. Ot, zaufanie.

To zdecydowanie nasze TOP 3 kryteriów, które musisz wziąć pod uwagę przy wyborze adresu Twojej siedziby. Oczywiście są i inne: godziny pracy biura, możliwość równoczesnego wykupienia usług biura rachunkowego, szybkość podpisania umowy… ale bez AAA, przyjaznego biura (jego fizycznej postaci) oraz zaufania wszystkie te czynniki schodzą na drugi plan.